Bookkeeping

Anticipate Your Accounting Cycle

Bookkeeping

The main objective of starting a business is definitely to reap a profit. Many startups failed within 3 years of establishment due to poor financial management and no proper bookkeeping.

It is important for entrepreneurs to have a proper recording of business transactions; income and expenses to determine whether your business is operating at a profit or at a loss. Knowledge of basic bookkeeping will ensure the consistency of your business financial reporting. 

Your daily business operations can be recorded based on this simplified accounting cycle as below:

Cashbook

The basic accounting system would be keeping a cashbook record. It is important to keep all your record of expenses and original documents such as bills, invoices, receipt, payment and sales voucher as a proof of the statement of your entry in your cashbook. From this cashbook, later on, you will transfer all the data to your business account for the monthly statement. For small business entrepreneurs normally they just use a cashbook to manage their daily transaction.

This Toolkit will teach you how to prepare and maintain a simple cashbook recording. The cashbook will help to analyze your income and as well as determine your tax and GST returns. A good cashbook can be in a manual or electronic format, but must be easy to use and does not take up too much of your time to understand. The manual cashbook example explained here serves as a guide, shows a few entries, but understanding its operation will give you a basic understanding of a computerized cashbook.

Cash Flow From Operating Activities

The cash flow includes activities from generating principal revenue such as a purchase of goods and services and sales. It can be computed using two methods which are Direct and Indirect Method.

Direct method

The direct method is to record all operating activities that involve various types of cash receipts and payments such as cash paid to suppliers, cash receipts from customers, salaries etc and then putting it together into the operating section of a cash flow statement.

Example of cash inflows and outflows calculations are as follows:

Indirect Method

In the indirect method, the amount of net cash flow from operating activities is calculated by using the net income figure from the income statement. It uses net income as a starting point makes adjustments for all transactions for non-cash items, then adjust for all cash-based.
The following is the indirect method formula to calculate net cash flow from operating activities:

Statement Of Cash Flow Forecast

A statement of cash flows forecast shows the estimation of money flow in and out of a business. This includes all projected income and expenses over a period of time. Statement of cash flows forecasting is a very important and useful tool for an entrepreneur. It will help entrepreneurs in budgeting and plan their expenses commitment and payment to relevant parties.

We have already projected the amount of money that is needed to start a business i.e. the “outflow” for ABC Enterprise. We also have to project how much money will come in through business activities i.e. sales or additional cash injected. Amounts forecasted from sales should be shown with the accurate expected period under “inflow”.

In statement of cash flows forecast, only cash sales and cash expenses are taken into account.

steps-in-preparing-cash-flow-forecast-for-startups

Determine Your Own Fund Capacity

State your own fund capacity

Estimate The Loan Disbursement Timing

Business might apply for a loan and the process might take some time. The timing of the cash inflows from the loan will greatly affect your cash flow forecast

Sales Estimation

A sales estimation is a plan of how much you expect to sell in the future, normally broken down by month. For a startup business, you’ll need to estimate your forecasts based on information from customer surveys, market research, suppliers, industry experts, the performance of similar businesses and the capacity of your business operation. For a mature business, sales estimation can be based on the sales history or trends.

Payment Timing

It’s important to understand that the timing of cash inflow and cash outflow comes down to the operating cycle of your business. This involves the timing of buying and selling, sales collection time, credit payment terms and specific time payment commitment.

Cost Estimation

Cost estimation is a forecast of all expenses that a business may incur. It can be estimated daily, monthly or annually

Let’s Assume ABC Enterprise Has The Following Estimations For A Year:

    1. Business investment cost: RM74,232
    2. Own fund capacity for start-up: RM15,000
    3. Loan application: RM50,000
    4. Staggered loan disbursement:
      1st Month: RM15,000
      3rd Month: RM10,000
      5th Month: RM25,000
    5. Loan repayment will start on: 7th month for RM1,500 / month
    6. Sales Estimation (A)
    7. Cost Estimation: Cost is estimated as per Business Investment Cost table (refer to page 58). Cost of stock will be 50% of the sales estimation. All operating costs are assumed to remain fixed monthly throughout the year. By using sales estimation A, let’s put together all the estimation in Statement of Cash Flow Forecast A.
 

With the estimation and assumptions, ABC Enterprise would not able to survive the first month of operation, though, at the end of the year, it will get a cash surplus of RM19,056. The reasons for the deficit could be due to the following factors:

Entrepreneurs have to think of cash flow forecast as part of ongoing business planning process. We can change the estimation from time to time to suit cash flow needs. A target can be set and work on to meet your daily, monthly or annually ideal cash surplus.

Let’s Say ABC Enterprise Revises Its Estimation And Targets For The Year.

    1. Sales estimation for the 1st and 2nd month is DOUBLED UP.
    2. Renovation cost to be paid is 50% on the 1st month and the remaining in the 3rd month.
    3. Owner will increase the initial fund by RM5,000.
    4. Other assumptions remain.

By using the revised estimation, let’s put together the revision in Statement of Cash Flow Forecast B.

With the revised estimations and assumptions, ABC Enterprise will have a positive statement of cash flows throughout the year with the year-end cash balance of RM29,056.00.

Financial Management Through Statement Of Cash Flow Forecast

The importance of preparing a statement of cash flows forecast is useful for both startup and existing businesses as the following:

Statement of cash flows reports all the in and out cash flows for a given accounting period. Statement of cash flows shows the changes in capital from the beginning of a year and breaks it down to sources and usage. It also can be categorized into three main activities: Non-Recurring Expenses, Fixed Assets, and Operating / Working Capital.

Information from the statement of cash flows further explains the transaction changes for the financial position (balance sheet) and comprehensive income (profit and loss statement).

Types Of Account

There are 5 main groups of account. 2 accounts in the statement of comprehensive income (profit and loss statement) and 3 accounts in the statement of financial position (balance sheet).

Statement Of Comprehensive Income (Profit And Loss Statement)

A statement of comprehensive income (profit and loss statement, P&L) is a financial statement that summarises the revenues, costs and expenses incurred during a specific period of time.

The above is correct on 13th February 2018.

Simpan Kira-kira

Jangkaan Kitaran Perakaunan Anda

Simpan Kira-kira

Objektif utama memulakan perniagaan adalah untuk mendapatkan keuntungan. Kebanyakan perniagaan baharu gagal dalam tempoh 3 tahun pertama beroperasi disebabkan oleh faktor pengurusan kewangan dan pengurusan akaun atau simpan kira-kira yang yang lemah.

Adalah penting untuk setiap usahawan mempunyai rekod yang baik bagi setiap transaksi perniagaan, pendapatan dan perbelanjaan supaya dapat mengenal pasti sama ada perniagaan tersebut mencapai keuntungan atau kerugian.

Pengetahuan asas tentang simpan kira-kira adalah penting untuk pelaporan kewangan perniagaan yang konsisten. Operasi harian perniagaan boleh direkodkan berdasarkan kitaran perakaunan yang ringkas seperti berikut:

Operasi harian perniagaan boleh direkodkan berdasarkan kitaran perakaunan yang ringkas seperti berikut:

Buku Tunai

Asas kepada sistem perakaunan adalah menyimpan rekod buku tunai. Penyimpanan rekod untuk semua perbelanjaan dan dokumen asal seperti bil, inbois, resit, pembayaran dan baucer jualan adalah penting sebagai bukti bagi setiap data yang dinyatakan di dalam buku tunai syarikat anda. Data daripada buku tunai akan digunakan untuk merekod penyata bulanan akaun syarikat anda. Bagi usahawan syarikat kecil, buku tunai digunakan untuk merekod transaksi harian mereka.

Buku Panduan ini akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menyediakan dan menyelia rekod buku tunai. Buku tunai ini amat peting untuk membantu anda menganalisis pendapatan serta mengira cukai dan pulangan GST. Buku tunai boleh direkodkan secara manual di dalam buku atau secara elektronik, tetapi mestilah senang digunakan dan mudah difahami.

Buku tunai manual yang diterangkan di dalam buku panduan ini merupakan panduan asas dan hanya melibatkan beberapa entri. Walaubagaimanapun, ia adalah konsep asas yang digunakan dalam bentuk rekod elektronik di dalam komputer.

Aliran Tunai Daripada Aktiviti Operasi Perniagaan

Aliran tunai terdiri daripada aktiviti yang menghasilkan pendapatan seperti pembelian produk dan perkhidmatan serta jualan. Aliran tunai boleh disediakan menggunakan dua kaedah iaitu Kaedah Langsung dan Kaedah Tidak Langsung.

Kaedah Langsung

Kaedah langsung digunakan untuk merekod aktiviti operasi yang melibatkan pelbagai jenis penerimaan tunai seperti wang tunai yang dibayar kepada pembekal, wang tunai yang diterima daripada pelanggan, gaji dan sebagainya. Jumlahnya dimasukkan di bawah bahagian operasi di dalam penyata aliran tunai.

Contoh formula yang digunakan untuk mengira aliran wang tunai keluar dan masuk adalah seperti berikut:

Kaedah Tidak Langsung

Jumlah aliran tunai daripada aktiviti operasi perniagaan dikira berdasarkan jumlah pendapatan bersih yang diperoleh daripada Penyata Pendapatan. Pendapatan bersih digunakan sebagai permulaan dan pelarasan dibuat untuk semua transaksi melibatkan item bukan tunai dan kemudian pelarasan untuk semua yang melibatkan tunai.

Berikut merupakan formula kaedah tidak langsung untuk pengiraan jumlah aliran tunai daripada aktiviti operasi:

Ramalan Penyata Aliran Tunai

Ramalan Penyata Aliran Tunai menunjukkan anggaran aliran tunai keluar dan masuk dalam sesuatu perniagaan. Ini termasuk semua jangkaan pendapatan dan perbelanjaan dalam suatu tempoh tertentu. Ramalan Penyata Aliran Tunai ini sangat berguna kepada usahawan kerana ia akan membantu anda untuk merancang perbelanjaan dan komitmen pembayaran kepada pihak tertentu.

Kita telah ada anggaran wang yang diperlukan sebagai modal untuk memulakan perniagaan, contohnya “wang keluar” untuk ABC Enterprise. Kita juga perlu membuat ramalan jumlah wang yang akan diperoleh daripada aktiviti perniagaan, contohnya jualan atau wang tunai tambahan. Jumlah yang diramalkan daripada jualan perlu ditunjukkan dengan tempoh masa yang tepat di bawah ruangan “wang masuk”.

Hanya jualan tunai dan perbelanjaan tunai diambilkira dalam ramalan penyata aliran tunai.

langkah-ramalan-aliran-tunai

Menentukan Kapasiti Dana Anda

Nyatakan nilai kapasiti dana anda

Mengganggarkan Tempoh Masa Penyaluran Pinjaman

Proses pinjaman akan mengambil masa. Ramalan aliran tunai masuk daripada pinjaman akan memberi kesan ketara kepada penyata aliran tunai anda.

Anggaran Jualan

Anggaran jualan ialah perancangan tentang nilai jualan yang anda jangkakan pada masa akan datang, kebiasaannya dinyatakan bagi setiap bulan. Untuk perniagaan yang baru, anggaran jualan dibuat berdasarkan kepada maklumat daripada soal selidik pelanggan, kaji selidik pasaran, pembekal, pakar industri, prestasi perniagaan yang sama dan kapasiti operasi perniagaan anda. Bagi perniagaan yang telah stabil, anggaran jualan dibuat berdasarkan sejarah jualan terdahulu atau trend jualan.

Tempoh Masa Pembayaran

Tempoh masa untuk aliran tunai masuk dan keluar akan mempengaruhi kitar operasi perniagaan anda. Ini termasuklah tempoh masa jualan dan belian, pungutan jualan, syarat tempoh masa pembayaran kredit dan komitmen pembayaran lain.

Anggaran Kos

Anggaran kos ialah ramalan kepada semua perbelanjaan perniagaan. Ia boleh dianggarkan secara harian, bulanan atau tahunan

Andaikan Bahawa ABC Enterprise Mempunyai Anggaran Yang Berikut Untuk Tempoh Setahun:

    1. Kos pelaburan perniagaan: RM74,232
    2. Keupayaan dana sendiri untuk memulakan perniagaan: RM15,000
    3. Permohonan pinjaman: RM50,000
    4. Pinjaman akan diperoleh  secara berfasa:
      Bulan Pertama: RM15,000
      Bulan Kedua: RM10,000
      Bulan Ketiga: RM25,000
    5. Pembayaran balik pinjaman akan bermula pada: Bulan ke-7 sebanyak RM1,500/bulan
    6. Anggaran Jualan (A)
    7. Anggaran Kos: Kos dianggarkan berdasarkan jadual Kos Pelaburan Perniagaan (rujuk halaman 58). Kos untuk stok adalah 50% daripada anggaran jualan. Semua kos operasi dianggap tetap setiap bulan sepanjang tahun. Dengan menggunakan anggaran jualan A, mari kita masukkan semua anggaran kos ke dalam Ramalan Penyata Aliran Tunai A.

Melalui anggaran dan andaian di atas, syarikat ABC Enterprise tidak boleh bertahan dalam bulan pertama operasi perniagaannya, walaupun di akhir tahun, syarikat ini akan memperoleh lebihan sebanyak RM19,056.

Defisit boleh disebabkan oleh faktor yang berikut:

Andaikan Bahawa ABC Enterprise Telah Menyemak Semula Anggaran Dan Sasarannya Untuk Tempoh Setahun:

1. Anggaran jualan untuk bulan pertama dan kedua adalah DUA KALI GANDA.

2. Kos pengubahsuaian untuk dibayar ialah 50% pada bulan pertama dan baki dibayar pada bulan ketiga.

3. Pemilik menambah dana awal sebanyak RM5,000.

4. Perkara lain dikekalkan.

Dengan menggunakan anggaran yang baharu, mari kita masukkan semua anggaran kos ke dalam Ramalan Penyata Aliran Tunai B.

Simpan Kira-kira

Jangkaan Kitaran Perakaunan Anda

Melalui anggaran dan andaian yang baharu di atas, syarikat ABC Enterprise akan mempunyai aliran wang tunai yang positif sepanjang tahun dengan baki RM29,056.00 pada hujung tahun.

Pengurusan Kewangan Melalui Ramalan Penyata Aliran Tunai

Antara kepentingan untuk menyediakan ramalan penyata aliran tunai kepada syarikat baharu dan perniagaan sedia ada adalah seperti berikut:

Penyata aliran tunai melaporkan semua aliran tunai masuk dan keluar bagi tempoh perakaunan yang tertentu. Ia menunjukkan perubahan modal daripada awal tahun dan dipecahkan mengikut sumber dan penggunaan wang tersebut. Ia juga berdasarkan 3 kategori utama: Perbelanjaan Tidak Berulang, Aset Tetap dan Operasi Modal Kerja.

Maklumat daripada penyata aliran tunai turut menerangkan setiap perubahan transaksi di dalam penyata kedudukan kewangan (penyata imbangan), dan Penyata Pendapatan Komprehensif (Penyata Untung Rugi).

Jenis Akaun

Terdapat 5 jenis akaun yang utama. 2 akaun di dalam Penyata Pendapatan Komprehensif (Penyata Untung Rugi) dan 3 akaun di dalam Penyata Kedudukan Kewangan (Penyata Imbangan).

Penyata Pendapatan Komprehensif (Penyata Untung Rugi)

Penyata Pendapatan Komprehensif (Penyata Untung Rugi) ialah penyata kewangan yang merumuskan pendapatan, kos dan perbelanjaan yang terlibat untuk satu tempoh masa tertentu.

Maklumat di atas betul pada 13 Februari 2018.

Apakah pendapat anda mengenai Portal SMEinfo
Apakah pendapat anda mengenai Portal SMEinfo?
TERIMA KASIH!
KERANA MENGHANTAR MAKLUMBALAS ANDA
Terima kasih!
kerana menghantar maklumbalas anda